Okkur er annt um þína persónuvernd.

Hér finnur þú persónuverndarstefnu Tiro ehf.

Persónuverndarstefna

Hlaða niður persónuverndarstefnu Tiro ehf. í PDF-skjali. Til hægðarauka er persónuverndarstefnan einnig aðgengileg hér að neðan. Ef misræmi er á milli PDF-skjalsins og textans hér að neðan gildir PDF-skjalið.

  • Tiro ehf.
  • Miðtúni 84
  • 105 Reykjavík

Tiro ehf. (hér eftir „Tiro“) kappkostar að tryggja vernd persónuupplýsinga og að vinnsla þeirra sé í samræmi við gildandi lög og reglur. Persónuverndarstefna þessi tekur til vinnslu persónuupplýsinga um viðskiptavini sem nýta sér þjónustu Tiro (notendur), umsækjendur um störf og starfsmenn. Tilgangurinn með henni er að upplýsa hvernig Tiro safnar og meðhöndlar persónuupplýsingar í starfsemi sinni. Persónuverndarstefna þessi byggir á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Tiro veitir sjálfvirka talgreinaþjónustu til notenda vefsíðunnar https://tiro.is, https://tal.tiro.is. Þjónustan lýsir sér þannig að notendur hlaða upp íslenskum hljóð- og/eða myndskrám sínum og sjálfvirkur talgreinir Tiro breytir þeim yfir í ritaðan texta. Notandi þjónustunnar hefur svo kost á að lagfæra textann í ritli með samstilltum niðurstöðum.

Hvað er vinnsla persónuupplýsinga?

Persónuupplýsingar eru sérhverjar upplýsingar um persónugreindan eða persónu-greinanlegan einstakling. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.

Vinnsla persónuupplýsinga vísar til aðgerðar eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, hvort sem vinnslan er sjálfvirk eða ekki.

A. Upplýsingar fyrir notendur þjónustunnar

1. Hvaða persónuupplýsingar vinnur Tiro um notendur?

Tiro fær persónuupplýsingar um notanda sem hefur óskað eftir aðgangi að talgreinaþjónustu Tiro. Aðeins er miðlað þeim persónuupplýsingum til Tiro sem eru nauðsynlegar til að ná fram þeim markmiðum sem stefnt er að með vinnslunni, s.s. að tryggja notendum þjónustu. Persónuupplýsingar um notendur sem er miðlað til Tiro, eru eftirfarandi:

  • nöfn
  • kennitölur
  • heimilisföng
  • símanúmer
  • netfang

Við veitingu þjónustunnar kunna að safnast persónuupplýsingar, m.a. viðkvæmar persónuupplýsingar, allt eftir því hvaða upplýsingar viðkomandi skrár hafa að geyma sem notendur óska eftir að fá yfirfært á ritað mál, gögnin eru eingöngu aðgengileg þeim notanda sem setur þau inn. Tiro vinnur framangreindar persónuupplýsingar sem vinnsluaðili fyrir hönd viðkomandi notenda. Af því leiðir að notandi ber ábyrgð á því að vinnsla persónuupplýsinga af umræddum toga sé heimil samkvæmt gildandi lögum.

2. Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

Persónuupplýsingar berast frá viðkomandi notendum og staðfestast með Íslykil.

3. Í hvaða tilgangi vinnur Tiro með persónuupplýsingar?

Tiro vinnur með persónuupplýsingarnar í þeim tilgangi að veita viðskiptavinum sínum viðeigandi þjónustu, meðal annars:

  • Við þjónustu sjálfvirks talgreinis
  • Við sérhæfða þjónustu, s.s. sérsmíði á viðmóti fyrir einstaklinga og stofnanir
  • til að tryggja gæði þjónustunnar.

4. Varðveisla og varðveislutími persónuupplýsinga

Tiro varðveitir persónuupplýsingar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Gerðar hafa verið tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar notenda gegn t.d. eyðingu og óheimilum aðgangi. Tiro varðveitir persónuupplýsingar um notendur aldrei utan EES-svæðisins.

Tiro varðveitir persónuupplýsingar um notendur á meðan notandi nýtir sér þjónustuna.

Tiro kann hins vegar að varðveita nauðsynlegar upplýsingar, s.s. þau gögn er teljast til bókhaldsgagna í samræmi við ákvæði laga um bókhald.

5. Viðtakendur persónuupplýsinga

Tiro miðlar ekki persónuupplýsingum um notendur þjónustunnar til þriðju aðila nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga, s.s. með ótvíræðu samþykki viðkomandi eða ef lagaskylda stendur til þess.

Að sama skapi miðlar Tiro ekki persónuupplýsingum til þriðju aðila sem staðsettir eru utan EES-svæðisins nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga.

B. Upplýsingar fyrir umsækjendur um störf hjá Tiro

1. Hvaða persónuupplýsingar vinnur Tiro um umsækjendur?

Tiro safnar aðeins þeim persónuupplýsingum frá umsækjendum sem nauðsynlegar eru til að hægt sé að leggja mat á hæfni viðkomandi auk samskiptaupplýsinga. Persónuupplýsingarnar sem safnað er frá umsækjendum um störf geta t.d. verið:

  • nöfn;
  • netföng;
  • símanúmer;
  • heimilisföng;
  • ljósmyndir;
  • starfsferill;
  • menntun;
  • aðrar upplýsingar sem umsækjandi kann að deila með Tiro eða opinberlega, s.s. um tómstundir og áhugamál.

2. Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

Upplýsingarnar koma alla jafna beint frá umsækjendum þegar þeir senda umsókn ásamt fylgigögnum til Tiro. Umsóknir geta borist með tölvupósti eða á pappírsformi. Í sumum tilfellum koma persónuupplýsingar frá þriðja aðila, t.d. frá umsagnaraðilum á borð við fyrri vinnuveitendur. Eftir atvikum nýtur Tiro aðstoðar ráðningarskrifstofu í ráðningarferli. Í slíkum tilfellum kunna umsóknargögn að berast frá viðkomandi ráðningarskrifstofu.

3. Í hvaða tilgangi vinnur Tiro með persónuupplýsingarnar?

Tiro notar persónuupplýsingar um umsækjendur starfa í ráðningarferlinu meðal annars í eftirfarandi tilgangi:

  • til að auðkenna umsækjendur;
  • til að hafa samband við umsækjendur;
  • til að sannreyna hvort meðmæli og aðrar upplýsingar sem umsækjandi veitir séu réttar;
  • til að meta hæfni umsækjenda til að gegna starfi hjá Tiro.

Vinnsla Tiro samkvæmt framangreindu byggist á lögmætum hagsmunum og í því skyni að koma eftir atvikum á samningssambandi við viðkomandi aðila, enda fari vinnsla persónuupplýsinga um þá ekki fram í öðrum tilgangi en að meta hæfni þeirra til að gegna starfi hjá Tiro.

Í einhverjum tilvikum kann vinnsla að byggja á upplýstu samþykki viðkomandi aðila, svo sem ef um er að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar í skilningi 11. gr. laga nr. 90/2018. Þá skal þess gætt að beiðni um samþykki sé sett fram á skiljanlegu og aðgengilegu formi. Viðkomandi hefur rétt til þess að draga samþykki sitt til baka hvenær sem er.

4. Varðveisla og varðveislutími persónuupplýsinga?

Tiro varðveitir persónuupplýsingarnar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Gerðar hafa verið tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingarnar gegn t.d. eyðingu og óheimilum aðgangi. Tiro varðveitir persónuupplýsingar um umsækjendur aldrei utan EES-svæðisins.

Starfsumsóknir eru varðveittar í tölvukerfum Tiro á meðan á ráðningarferlinu stendur. Umsóknargögn þeirra sem ekki hljóta starf eru varðveitt í 6-12 mánuði frá því ráðningarferli lýkur. Ef af ráðningu verður varðveitir Tiro umsóknargögn viðkomandi umsækjanda í samræmi við persónuverndarstefnu Tiro fyrir starfmenn.

5. Viðtakendur persónuupplýsinga

Tiro kann að notast við ráðningarskrifstofu í ráðningarferli og getur umsóknargögnum í slíkum tilvikum verið miðlað til viðkomandi ráðningarskrifstofu.

Í öðrum tilvikum miðlar Tiro ekki persónuupplýsingum um umsækjendur til þriðju aðila nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga, s.s. með ótvíræðu samþykki viðkomandi eða ef lagaskylda stendur til þess.

Að sama skapi miðlar Tiro ekki persónuupplýsingum til þriðju aðila sem staðsettir eru utan EES-svæðisins nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga.

C. Upplýsingar fyrir starfsmenn Tiro

1. Hvaða persónuupplýsingum aflar Tiro um starfsmenn?

Persónuupplýsingarnar sem Tiro safnar um starfsmenn geta t.d. verið:

  • nöfn
  • kennitölur
  • heimilisföng
  • símanúmer
  • netföng
  • ljósmyndir
  • starfsferill
  • menntun
  • viðkvæmar persónuupplýsingar, s.s. stéttarfélagsupplýsingar og heilsufarsupplýsingar.

2. Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

Oftast er persónuupplýsingunum safnað beint frá starfsmönnum Tiro, s.s. við gerð ráðningarsamnings, við upphaf starfs, eða þegar þeir skrá vinnustundir og forföll. Í sumum tilfellum fær Tiro upplýsingar frá þriðja aðila, t.d. frá umsagnaraðilum á borð við fyrri vinnuveitendur.

3. Í hvaða tilgangi vinnur Tiro með persónuupplýsingar um starfsmenn?

Tiro vinnur með persónuupplýsingar um starfsmenn að meginstefnu til að fullnægja skyldum sínum samkvæmt ráðningarsamningi, s.s. við greiðslu launa og til að inna af hendi greiðslur til lífeyrissjóða og skattyfirvalda. Einnig eru skráðar upplýsingar til að halda utan um viðveru starfsmanna og forföll þeirra. Þá kunna upplýsingar um starfsmenn að vera nýttar í því skyni að meta frammistöðu þeirra og hæfni í starfi.

4. Varðveisla og varðveislutími persónuupplýsinga?

Tiro varðveitir persónuupplýsingar um starfsmenn á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Gerðar hafa verið tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar gegn t.d. eyðingu og óheimilum aðgangi. Tiro varðveitir persónuupplýsingar aldrei utan EES-svæðisins.

Tiro varðveitir persónuupplýsingar um starfsmenn á meðan ráðningarsamningur milli aðila er í gildi og í fimm ár frá því að starfsmaður lætur af störfum hjá Tiro, nema lög heimili annað.

Bókhaldsgögn eru varðveitt í samræmi við lög um bókhald nr. 145/1994, en samkvæmt þeim ber að varðveita bókhaldsgögn í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs.

5. Viðtakendur persónuupplýsinga

Tiro miðlar ekki persónuupplýsingum um starfsmenn til þriðju aðila nema að fengnu ótvíræðu samþykki þeirra eða til þess að uppfylla skyldur samkvæmt ráðningarsamningi.

Að sama skapi miðlar Tiro ekki persónuupplýsingum til þriðju aðila sem staðsettir eru utan EES-svæðisins nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga.

Réttindi skráðra einstaklinga

Þeir einstaklingar sem Tiro vinnur persónuupplýsingar um eiga rétt á að fá upplýsingar og aðgang að persónuupplýsingum um þá sjálfa sem Tiro hefur með höndum. Þeir eiga hvenær sem er rétt á að afturkalla samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sem byggð er á samþykki. Þeir eiga einnig rétt á að óska eftir að láta leiðrétta, eyða eða takmarka vinnslu persónuupplýsinga um sig eða andmæla slíkri vinnslu. Í ákveðnum tilvikum geta þeir einnig átt rétt á flutningi persónuupplýsinga sem þeir hafa látið Tiro í té til annars ábyrgðaraðila. Framangreindum réttindum kunna þó að vera sett takmörk í gildandi lögum og reglum.

Sé óskað nánari upplýsingar um framangreint, s.s. hvernig skuli nýta framangreind réttindi skal hafa samband við Eydísi Huld Magnúsdóttur (eydis@tiro.is).

Einnig er hægt að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (www.personuvernd.is, postur@personuvernd.is) ef talið er að Tiro hafi ekki virt réttindi einstaklinga við meðferð á persónuupplýsingum þeirra.

Breytingar

Tiro áskilur sér rétt til að breyta persónuverndarstefnu þessari eftir því sem þurfa þykir. Nýjasta útgáfa persónuverndarstefnunnar er birt á vefsíðu Tiro hverju sinni.

Persónuverndarstefna þessi er sett 16.01.2020.